สวัสดีครับ! เจ้าของธุรกิจทุกท่าน ไม่ว่าจะเป็นร้านชานม รถเข็นหมูปิ้ง หรือแม่ค้าออนไลน์มือทอง บอกเลยว่าหนึ่งในเรื่องที่เจ้าของธุรกิจหลายคนมองข้ามไปก็คือ “การแยกบัญชีระหว่างเงินส่วนตัวกับเงินธุรกิจ” ซึ่งถ้าไม่แยกให้ดี มีสิทธิ์ทำให้เงินหายแบบงง ๆ หรือแย่กว่านั้นคือ ทำธุรกิจขาดทุนโดยไม่รู้ตัว
แล้วต้องแยกยังไง? แยกทำไม? บทความนี้มีคำตอบให้แบบเข้าใจง่าย ไม่ต้องจบบัญชีมาก็ทำตามได้แน่นอน!
ทำไมต้องแยกบัญชี ถ้าจะทำ ธุรกิจส่วนตัว ?
การแยกบัญชีคือการแยกเงินของเราเอง (เงินใช้จ่ายส่วนตัว) กับเงินที่ใช้หมุนเวียนในธุรกิจ ไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอะไรเลย แต่มีประโยชน์เยอะมาก!
- รู้รายได้-รายจ่ายของธุรกิจจริง ๆ ไม่ปนกับค่าอาหาร ค่าเที่ยว หรือค่ารองเท้าคู่ใหม่ของเรา
- วางแผนภาษีได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะถ้าต้องยื่นภาษีแบบบุคคลธรรมดา
- ขอสินเชื่อก็ง่ายขึ้น เพราะธนาคารอยากเห็นว่าเรามีรายได้จริง มีระบบจัดการชัดเจน
- ลดโอกาสใช้เงินมั่ว เงินธุรกิจควรไว้หมุนกิจการ ไม่ใช่ถอนมาใช้จ่ายส่วนตัวตามใจชอบ
วิธีแยกบัญชีแบบง่ายสุด
1. เปิดบัญชีธนาคารแยก
เริ่มจากเปิดบัญชีใหม่เลย 1 บัญชี สำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ เอาไว้ใช้รับเงินจากลูกค้า จ่ายค่าวัตถุดิบ ค่าพนักงาน หรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับธุรกิจเท่านั้น ห้ามเอาเงินเข้ามารวมกับบัญชีส่วนตัวเด็ดขาด
บัญชีส่วนตัว = เอาไว้ใช้จ่ายส่วนตัวอย่างเดียว
บัญชีธุรกิจ = เอาไว้ทำธุรกิจเท่านั้น
หลายคนอาจสงสัยว่า “จำเป็นต้องเปิดบัญชีธุรกิจเลยไหม?” คำตอบคือ… ไม่จำเป็นก็ได้ ถ้าเรายังเป็นธุรกิจเล็ก ๆ หรือยังไม่ได้จดทะเบียนบริษัท เราสามารถใช้ บัญชีออมทรัพย์บุคคลธรรมดา แยกต่างหากสำหรับธุรกิจได้เลย
แต่ถ้าใครเริ่มโตแล้ว อยากดูมืออาชีพ หรือวางแผนจะขอสินเชื่อในอนาคต การเปิดบัญชีธุรกิจ (Business Account) ก็เป็นทางเลือกที่ดี เพราะบางธนาคารมีสิทธิพิเศษสำหรับบัญชีธุรกิจ เช่น ฟรีค่าธรรมเนียม หรือเชื่อมกับระบบบัญชีอัตโนมัติได้
บัญชีธุรกิจช่วยให้เราดูน่าเชื่อถือเวลาติดต่อกับลูกค้าองค์กร หรือเวลาส่งใบแจ้งหนี้ เพราะชื่อบัญชีจะเป็นชื่อบริษัทหรือชื่อร้าน แทนที่จะเป็นชื่อส่วนตัว
2. ใช้แอปจดรายรับ-รายจ่าย
ถ้าไม่อยากใช้สมุดบัญชี ก็ใช้แอปในมือถือช่วยได้ มีหลายแอปที่ฟรี เช่น “FlowAccount,” “บัญชีรายวัน,” หรือจะทำ Google Sheets เองก็ยังได้ เอาไว้ดูว่าแต่ละวันเราได้รายรับ-รายจ่ายจากธุรกิจเท่าไหร่ จะได้ไม่หลงทาง
เงินที่ไม่ควรเอาไปรวมกัน
- เงินกำไร – ควรปล่อยให้หมุนในธุรกิจ หรือถ้าจะเอาออก ควรโอนเข้าบัญชีส่วนตัวอย่างเป็นระเบียบ
- เงินส่วนตัวที่ใช้เที่ยว กิน ช้อป – ห้ามเอาเงินในบัญชีธุรกิจไปใช้แบบไม่บันทึก
- เงินลงทุน – ถ้าเราเติมทุนเพิ่มให้ธุรกิจ ควรมีบันทึกว่า “โอนเงินจากบัญชีส่วนตัวเข้าเพื่อเติมทุน”
การบันทึกชัดแบบนี้ จะช่วยให้เรารู้ว่า “กำไรจริง” อยู่ตรงไหน และป้องกันการปะปนแบบมั่ว ๆ
ทำ ธุรกิจส่วนตัว กับพาร์ตเนอร์ ควรใช้บัญชีร่วมไหม?
ถ้าทำธุรกิจร่วมกับเพื่อน ครอบครัว หรือหุ้นส่วน คำถามยอดฮิตคือ “ควรเปิดบัญชีร่วมไหม?”
คำตอบคือ ขึ้นอยู่กับความไว้ใจ และข้อตกลงที่ชัดเจน!
ถ้าอยากเปิดบัญชีร่วม ควรมีข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรว่าจะใช้เงินยังไง ใครมีสิทธิ์เบิก ใช้เมื่อไหร่ หรือจะต้องให้ทั้งสองคนลงนามก่อนถอน ฯลฯ ไม่งั้นมีโอกาสเงินหายไปโดยไม่รู้ว่าใครเอาไป
อีกทางเลือกที่ปลอดภัยคือ เปิดบัญชีชื่อใครคนใดคนหนึ่ง แล้วมีข้อตกลงร่วมกันเป็นลายลักษณ์อักษร พร้อมให้พาร์ตเนอร์เข้าถึงรายการเดินบัญชีแบบโปร่งใส แคปหน้าจอให้ดูก็ยังดี
อย่าลืมว่า “เงิน” มักทำให้เพื่อนรักกลายเป็นศัตรูได้ ถ้าไม่แยกให้เคลียร์ตั้งแต่แรก!
เหมือนกับเวลาเล่น หวยไว ถ้าไม่มีระบบจัดการหรือบันทึกเงินที่ใช้เล่นแต่ละรอบ ก็อาจทำให้เราหลงทาง หรือใช้เงินเกินตัวแบบไม่รู้ตัวได้เช่นกัน
และถ้าเป็น ธุรกิจส่วนตัวขนาดเล็ก ที่พึ่งเริ่มต้น การวางระบบบัญชีตั้งแต่ต้นแม้จะเป็นเรื่องเล็ก ๆ ก็ช่วยให้ธุรกิจของคุณอยู่รอดได้นาน เพราะเมื่อธุรกิจโตขึ้น การจัดการที่ดีตั้งแต่แรกจะทำให้เรารับมือกับเรื่องเงินง่ายขึ้นมาก
สุดท้าย ถ้าใครกำลังจะเริ่ม ธุรกิจส่วนตัวกับคนรู้จัก แนะนำให้ทำบัญชีให้โปร่งใสไว้ก่อนเลย เพราะความชัดเจนเรื่องเงินคือรากฐานของการไว้ใจกันในระยะยาว
ถ้าเป็นฟรีแลนซ์ หรือแม่ค้าออนไลน์ทำไง?
คนที่ทำงานฟรีแลนซ์ หรือขายของออนไลน์แบบไม่ได้จดทะเบียนบริษัท ก็ยังควรแยกบัญชีเหมือนกัน! เพราะเราคือเจ้าของธุรกิจคนเดียว เงินที่รับจากลูกค้าคือรายได้ธุรกิจ ไม่ใช่เงินที่อยากใช้ก็ใช้
- เปิดบัญชีสำหรับ “งาน” โดยเฉพาะ
- แยกเงินที่ใช้จ่ายรายวันไว้ในบัญชีส่วนตัว
- อยากจ่ายค่าโทรศัพท์ ค่าเน็ต ค่าเดินทาง ก็โอนจากบัญชีงานมาเป็น “เงินเดือนตัวเอง” สักเดือนละ 10,000 – 20,000 แล้วใช้จากบัญชีส่วนตัวตามปกติ
จัดระบบ “เงินเดือนตัวเอง” ยังไงดี?
คนทำธุรกิจเองควรกำหนดเงินเดือนให้ตัวเองเหมือนเป็นพนักงานบริษัท วิธีนี้จะช่วยให้เรารู้ว่าเดือนหนึ่งควรใช้เท่าไหร่ และไม่ไปเบียดเงินหมุนของธุรกิจ
ตัวอย่าง:
สมมุติธุรกิจมีรายได้เดือนละ 50,000 บาท
– ต้นทุนวัตถุดิบ 15,000
– ค่าจ้างลูกน้อง 10,000
– ค่าเช่า/ค่าน้ำไฟ 5,000
เหลือ 20,000 เราอาจกำหนดว่าเอามาใช้ส่วนตัว 10,000 อีก 10,000 เก็บไว้เป็นทุนหมุนรอบต่อไป
แล้วภาษีล่ะ? แยกบัญชีช่วยได้ยังไง?
ถ้าเราแยกบัญชีดี เวลาโดนสรรพากรถามว่า “รายได้มาจากไหน ใช้จ่ายยังไง” เราสามารถเอาบัญชีธนาคารและรายงานรายรับ-รายจ่ายมายืนยันได้แบบมืออาชีพเลย
และถ้าคิดจะยื่นภาษี (ซึ่งควรยื่นนะครับทุกคน!) ก็จะทำให้คำนวณง่าย ไม่มั่ว ไม่งง สรรพากรก็รักเราอีกต่างหาก
เทคนิคเสริม สำหรับเจ้าของธุรกิจยุคใหม่
- ตั้งชื่อบัญชีธุรกิจแบบจำง่าย เช่น “บัญชีร้านข้าวมันไก่เจ๊แดง” หรือ “บัญชีงานฟรีแลนซ์กราฟิก”
- ใช้บัตรเดบิตของบัญชีธุรกิจในการจ่ายค่าวัตถุดิบ จะได้ดูรายการย้อนหลังง่าย
- อย่าใช้เงินก้อนเดียวกันไปรับลูกค้าแล้วไปจ่ายค่ากาแฟตัวเองในวันเดียว มันจะดูไม่โปร
แล้วถ้าขี้เกียจจด ต้องทำยังไง?
ถ้าขี้เกียจจดจริง ๆ อย่างน้อยที่สุด ต้องแยกบัญชีให้ได้ แค่นั้นก็ช่วยได้เยอะแล้ว อย่างน้อยเวลาจะดูย้อนหลัง เราจะได้รู้ว่ายอดเข้าคือรายได้ ยอดออกคือค่าใช้จ่ายของธุรกิจ ไม่ต้องมานั่งแยกจากกองเดียวกันให้ปวดหัว
สรุป
การแยกบัญชีไม่ใช่เรื่องของคนทำธุรกิจใหญ่โตเท่านั้น คนที่ขายของเล็ก ๆ ขายขนม ทำกราฟิก รับจ้างเขียนบทความ ฯลฯ ก็ต้องแยก เพื่อรู้ว่า เรากำไรจริง หรือแค่หลอกตัวเอง
เงินปนกัน = ธุรกิจปั่นป่วน
เงินแยกกัน = ธุรกิจมีอนาคต